Benutzungsordnung und -verfahren

Das Benutzungsverfahren wird durch die Benutzungsordnung geregelt. In der Regel erfolgt die Benutzung vor Ort im Archiv im Rahmen der Öffnungszeiten des Landeshauptarchivs Koblenz und des Landesarchivs Speyer. Die Benutzungsgenehmigung wird auf schriftlichen Antrag erteilt, soweit ein berechtigtes Interesse dargelegt werden kann. Der Antrag kann vor Ort im Lesesaal gestellt werden, eine vorherige Anmeldung ist empfehlenswert. Die Benutzung der Archivalien im Lesesaal ist kostenfrei. Wir weisen darauf hin, dass die Vorlage eines amtlichen Ausweisdokumentes bei einer ersten Antragstellung zur Benutzung in der Landesarchivverwaltung verlangt wird.  

Die Beratung und Betreuung der Benutzer durch die Archivare besteht vorzugsweise in der Hilfestellung beim Auffinden von Archivalien anhand der einschlägigen Findmittel. Es können auch Hinweise auf wissenschaftliche Literatur und Nachschlagewerke gegeben werden. Hierzu steht eine Präsenzbibliothek zur Verfügung. Die Aushebungen der mit Hilfe eines Formulars bestellten Archivalien erfolgen im Landeshauptarchiv Koblenz und im Landesarchiv Speyer zu festen Zeiten.

Aus den Archivalien können im Rahmen von Dienstleistungen in begrenztem Umfang Reproduktionen (Fotos, Kopien, Mikrofilm, Digitalisate) gegen Gebühr gefertigt werden, künftig werden auch teilweise Recherchen in der Archivdatenbank möglich sein.

Archivalien sind unersetzliches Kulturgut des Landes Rheinland-Pfalz und werden daher, um sie in ihrem Erhaltungszustand zu schützen und ihre dauernde Aufbewahrung zu gewährleisten, nur dann im Original vorgelegt, wenn keine zur Benutzung bestimmten Reproduktionen - auch nicht in der Datenbank - vorhanden sind und ihr Erhaltungszustand eine Gefährdung ausschließt. Sie dürfen nicht vorgelegt werden, wenn Sperrfristen gelten. Diese betragen bei Sachakten 30 Jahre, bei personenbezogenen Akten 10 Jahre nach Tod bzw. 100 Jahre nach der Geburt des Betroffenen und bei aufgrund von Rechtsvorschriften geheimzuhaltenden Akten 60 Jahre nach ihrer Entstehung. In einigen Fällen kann trotzdem eine Einsichtnahme ausnahmsweise erfolgen, jedoch nur aufgrund eines gesonderten Antrages.

Daneben sind folgende Benutzungsarten möglich: 

• Auskünfte 
• Ausfertigung und Übereignung von Vervielfältigungen
• Versendung und Ausleihe von Archivgut
• Online-Datenbanken