Unter dem Begriff Fachverfahren wird ein weites Feld von Anwendungen zur behördlichen Aufgabenerledigung zusammengefasst, das von einfachen Microsoft Access-Datenbanken bis hin zu komplexen georeferenzierten und multifunktionalen Systemen reicht. In vielen Bereichen haben diese Fachverfahren die klassische Akte bereits verdrängt, ja sogar ersetzt. Und keineswegs bestehen diese Fachverfahren ausschließlich aus den klassischen Datenbankstrukturen: Moderne Anwendungen können miteinander kombiniert werden, Dokumente vorhalten und komplexe Rechenoperationen durchführen. In etlichen Bereichen sind sie das rechtlich verbindliche Instrument mit entsprechender Beweiskraft, wie im Falle des elektronischen Grundbuchs oder der Personenstandsregister. Daher sind aus Gründen der Rechtssicherheit auch für diese Anwendungen der langfristige Erhalt der Daten und die Nachvollziehbarkeit von Veränderungen zu fordern.

Das macht Fachverfahren zu anbietungspflichtigem Schriftgut, dessen Übernahme aufgrund der Vielfältigkeit und hohen Komplexität die Archive vor besondere Herausforderungen stellt. Standardverfahren und –schnittstellen sind erst im Aufbau begriffen, so dass gerade in diesem Bereich eine intensive und frühzeitige Kommunikation zwischen Behörde und Archiv vonnöten ist, um die Verfahren und Vorgehensweisen im beiderseitigen Interesse gestalten zu können.