Die E-Akte kommt nicht nur im Bund und anderen Ländern, sondern auch in Rheinland-Pfalz. Bis 2020 wird in der Landesregierung eine landeseinheitliche E-Akte eingeführt werden, danach sollen schrittweise alle Arbeitsplätze der Landesverwaltung damit ausgestattet werden. Auch auf kommunaler Ebene sind E-Akten bereits in vielen Verwaltungen im Einsatz, weitere werden folgen.

Die Einführung einer E-Akte stellt die Behörden vor zahlreiche Herausforderungen: Geschäftsordnungen, Aktenordnungen und Aktenpläne müssen angepasst, Geschäftsprozesse modelliert werden. Soweit noch nicht geschehen, müssen Aufbewahrungsfristen festgelegt und Berechtigungskonzepte definiert werden. Die Einführung einer E-Akte ist ebenso sehr eine organisatorische, wie eine technische Aufgabe. Mit ihrem reichen Erfahrungs- und Wissensschatz in allen Fragen der Schriftgutverwaltung können die Archivarinnen und Archivare der Landesarchivverwaltung den Behörden helfen, diese Hürden zu nehmen.

Dabei gehen archivische und behördliche Anforderungen Hand in Hand. Eine geordnete Schriftgutverwaltung ist Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und verbessert nicht nur die Qualität der Unterlagen, sondern auch die Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerledigung. Aufbewahrungsfristen von 5 Jahren und mehr zwingen die Behörden, langzeitfähige Strukturen und Formate einzurichten, die denen der digitalen Archivierung sehr ähnlich sind. Hier können Archivarinnen und Archivare durch ihre frühzeitige Einbeziehung mit ihrem Wissen den Behörden Zeit, Geld und Aufwand sparen.

Die Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz hat im Dezember 2016 ihr Aussonderungskonzept vorgelegt, das die verschiedenen Schritte im Vorfeld der Einführung einer E-Akte ebenso beleuchtet, wie die erforderlichen technischen und fachlichen Spezifikationen rund um das Thema Langzeitverfügbarkeit und Aussonderung.