Elektronische Systeme sind in vielfacher Form in der Verwaltung im Einsatz: von Dateiablagen über datenbankbasierte Fachverfahren bis hin zu Vorgangsbearbeitungssystemen, die sämtliche Geschäftsanfälle in elektronischer Form abbilden. Vordefinierte Arbeitsabläufe und die ständige Verfügbarkeit der erforderlichen Dokumente am Arbeitsplatz sollen die Effizienz der Aufgabenerledigung in der Verwaltung nachhaltig steigern.

Waren Datenbanken früher lediglich Hilfsinstrumente der Aufgabenerledigung, stellen sie heute in vielen Bereichen die alleinige Arbeitsgrundlage dar. Ihre zunehmende technische und inhaltliche Komplexität mit Dokumentenablage hat sie in zahlreichen Bereichen an die Stelle der Papierakte treten lassen, so dass heute auch Fachverfahren zum anbietungspflichtigen Schriftgut gehören, das dieselben Anforderungen an Rechtssicherheit und Authentizität erfüllen muss wie die klassische Papierakte.

Mit der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen zur Bildung elektronischer Akten  erfahren die Grundregeln der Schriftgutverwaltung einen ganz neuen, zentralen Stellenwert. Nur über den konsequenten Einsatz der Akten- und Geschäftszeichen sind Vorgänge in der elektronischen Umgebung zu formieren, ist Zusammenhängendes zu kennzeichnen und wiederzufinden. Geschäftsprozesse müssen auf die geänderten Arbeitsumstände hin angepasst und modelliert werden. Archivarinnen und Archivare können bereits im Vorfeld der Einführung helfend tätig werden, indem sie ihre umfassenden Erfahrungen in der Schriftgutverwaltung einbringen und so einen Beitrag leisten zur wirtschaftlichen und effizienten Implementierung elektronischer Systeme.

Archivarinnen und Archivare können die Behörden auch in Fragen der dauerhaften Rechtssicherheit und langfristigen Verfügbarkeit ihrer Unterlagen beraten, um die Entstehung und Bildung authentischer Unterlagen in den elektronischen Systemen zu gewährleisten. Dazu gehören auch ganz praktische Tipps zur Wahl langzeitfähiger Dateiformate, Schnittstellenspezifikationen zum Datenaustausch oder die Organisation und Verwaltung der Daten, um eine optimale Verfügbarkeit bei bestmöglicher wirtschaftlicher Effizienz zu erreichen. Diese und viele andere Fragen kompetent und sachgerecht zu beantworten, gehört zum Aufgabenspektrum moderner archivischer Tätigkeit.