Empfehlungen und Hinweise

Der rasante technische Wandel, gerade im Bereich der modernen Informations- und Kommunikationstechnologie, macht es schwer, dauerhafte Empfehlungen zu formulieren. Allzu rasch sind Formate und Speichermedien veraltet, die in ihnen gespeicherten Informationen im schlimmsten Fall nicht mehr verfügbar. Die rheinland-pfälzischen Landesarchive sind jedoch durch das Landesarchivgesetz verpflichtet, die dauerhafte Authentizität und Verfügbarkeit elektronischer Unterlagen zu gewährleisten. Aufmerksamer als eine einzelne Behörde dies kann, behalten wir die internationale Entwicklung im Auge und wirken in nationalen und internationalen Gremien an der Entwicklung von Standards mit. Gerade solche allgemein verbindlichen Standards helfen, auf Dauer den Datenaustausch, aber auch die Datensicherheit zu gewährleisten.  Darüber hinaus sind spezielle Verwaltungsstandards mit xöv-Zertifizierung wie XDOMEA  dazu geeignet, Kosten zu reduzieren. So kann eine Behörde durch den Erwerb eines nach XDOMEA zertifizierten Systems sicher sein, dass die Anbieter die verwaltungsspezifischen Anforderungen von vorneherein berücksichtigt haben. 

Eine immer bedeutsamere Rolle spielen auch standardisierte, plattformunabhängige Austauschformate wie XML, um die Kommunikation zwischen den Dienststellen und zwischen den Behörden und den Bürgerinnen und Bürgern zu verbessern. Solche Austauschformate können auch ohne größere Aufwendungen für Aussonderung elektronischer Unterlagen verwendet werden. Ähnliches gilt auch für die Verwendung langzeitzertifizierter Dateiformate wie pdf/a, die bereits in der Behörde die Authentizität und langfristige Verfügbarkeit von Dokumenten sicherstellen und auch im Archivbereich verwendet werden.