Anbietung und Aussonderung
Jede staatliche Behörde des Landes Rheinland-Pfalz ist gesetzlich verpflichtet, ihre zur Aufgabenerledigung nicht mehr benötigten Unterlagen mit einem aussagefähigen Verzeichnis dem Archiv anzubieten (Landesarchivgesetz § 1 und § 7). Das Archiv entscheidet dann im Benehmen mit der anbietenden Stelle, welche Unterlagen von bleibendem Wert und damit als archivwürdig dauerhaft zu verwahren sind und welche vernichtet werden dürfen (LArchG § 8). Dabei ist es unerheblich, ob die Unterlagen analog oder digital vorliegen, d. h. neben Dokumentenmanagementsystemen unterliegen auch Fachverfahren, Datenbanken oder Unterlagen aus File-Systemen der gesetzlichen Anbietungspflicht, selbst wenn sie aufgrund anderer rechtlicher Vorschriften zu löschen sind. Allerdings sind bei der Anbietung solcher Unterlagen mitunter besondere Vorgehensweisen erforderlich, um eine sachgerechte Übernahme in das Digitale Magazin Rheinland-Pfalz zu gewährleisten.
Anbietung
In einem ersten Schritt informiert die Behörde ihren Ansprechpartner im Archiv, dass sie Unterlagen aussondern und dem Archiv anbieten möchte. Je präziser dabei die Angaben sind, desto leichter ist das Verfahren für beide Seiten. Bitte bereiten Sie sich auf folgende Fragen vor:
· Welche Unterlagen werden angeboten (Aktenplanzeichen, Sachgebiete, Abteilungen, Referate etc.)?
· Welchen Zeitraum umfassen die Unterlagen?
· Welchen Umfang haben die Unterlagen?
· In welcher Form liegen die Unterlagen vor (Papierakten, Karten, Fotos, Broschüren, digitale Unterlagen etc.)?
· Wo befinden sich die Unterlagen?
Zur Erleichterung haben wir für Sie Formulare für ein Anbietungsverzeichnis entwickelt, die Ihnen die Arbeit erleichtern werden. Dabei müssen wir zwischen analogen Unterlagen, also Sach-, Personal- oder Justizakten, und elektronischen Unterlagen unterscheiden, da für eine Bewertungs- und Übernahmeentscheidung unterschiedliche Informationen erforderlich sind. So sind bei elektronischen Unterlagen neben inhaltlichen Angaben auch eine Reihe technischer Informationen nötig, um eine integre und authentische Überlieferung sicherzustellen, aber auch eine langfristige Nutz- und Lesbarkeit der Daten zu gewährleisten.
Bewertung
Im zweiten Schritt bewertet das Archiv die angebotenen Unterlagen im Benehmen mit der Behörde. Hierzu werden persönliche Gespräche mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ihrer Behörde nötig sein, um Ihren Sachverstand in unsere Bewertungsentscheidung einfließen zu lassen. Bei elektronischen Unterlagen kann/wird es erforderlich sein, auch Ihre IT-Stelle in den Prozess einzubinden. Bisweilen basieren unsere Entscheidungen auf persönlicher Akteneinsicht (Autopsie), häufig jedoch können wir bereits anhand der Anbietungsverzeichnisse entscheiden, ob eine Akte archivwürdig (= A) ist oder bewertet (B), d. h. einer Autopsie unterzogen werden muss oder vernichtet (=V) werden kann. Insbesondere bei der Anbietung von Fachverfahren und Datenbanken kann/wird ein Blick auf das System nötig sein. In naher Zukunft werden verstärkt Bewertungsmodelle zum Einsatz kommen, die Anbietungs- und Aussonderungsverfahren für beide Seiten weiter erleichtern und beschleunigen sollen. Unsere Bewertungsentscheidungen unterliegen ständigen Überprüfungen und Verbesserungen und passen sich den geänderten Bedingungen stets aufs Neue an. Auf der Grundlage unseres schriftlichen Bescheids über die Bewertungsentscheidung der Unterlagen erfolgen dann die nächsten Schritte.
Übernahme
Nachdem feststeht, welche Unterlagen in das Archiv übernommen werden, bitten wir Sie im Falle analoger Unterlagen in einem dritten Schritt, die archivwürdigen von den zu vernichtenden Unterlagen zu trennen und unter Beachtung ihrer bisherigen Ordnung (Aktenzeichen, Jahrgang, Bandzählung) mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen. Die entnommenen und nummerierten Unterlagen werden in einem Übergabeverzeichnis erfasst. Dieses dient zum einen Ihrer Sicherheit, indem damit der Nachweis geführt wird, welche Unterlagen Sie ordnungsgemäß an uns übergeben haben, zum anderen ist es bis zur endgültigen Erschließung der Unterlagen ein wichtiges Hilfsmittel, im Bedarfsfall Ihre Unterlagen schnell wiederzufinden, falls sie zwischenzeitlich doch nochmals von Ihnen benötigt werden. Anschließend werden die Unterlagen in Kartons gepackt und mit der Aufschrift "Abgabe an das Landeshauptarchiv Koblenz" oder "Abgabe an das Landesarchiv Speyer" versehen. Bitte verschnüren Sie die Kartons nur und verzichten Sie auf die Verwendung von Klebebändern oder ähnliches.
Nach Absprache mit uns bringen Sie in einem letzten Schritt die archivwürdigen Unterlagen zu uns ins Archiv; die zur Vernichtung freigegebenen Unterlagen müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden.
Elektronische Unterlagen müssen, wenn sie von uns als nicht archivwürdig bewertet wurden, nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. In welcher Form die als archivwürdig bewerteten Unterlagen in das Archiv kommen, ist von der Art und dem Umfang der Unterlagen abhängig und muss im Einzelfall mit der abgebenden Stelle verabredet werden.
Archivierung und Benutzung
Die aufgrund unserer Bewertung von Ihnen übernommenen Unterlagen werden mit einer Archivsignatur versehen und in den jeweiligen Archivbestand eingearbeitet und in unserem Magazin eingelagert bzw. in das Digitale Magazin Rheinland-Pfalz überführt. Wir teilen Ihnen diese Archivsignatur in Form eines Datenbankauszuges mit, damit Sie als abgebende Stelle im Bedarfsfall darauf zurückgreifen können. Weiterhin werden die Unterlagen von uns inhaltlich erschlossen und den Benutzern, soweit Sperrfristen dem nicht entgegenstehen, zur Verfügung gestellt.
Unterlagen, denen kein bleibender Wert zukommt, werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet.
Wir tragen auch für die dauerhafte Erhaltung Ihrer Unterlagen Sorge. Durch ideale klimatische Bedingungen, konservatorische Schutzmaßnahmen, Sicherungsverfilmung, bis hin zu Restaurierungen in unserer eigenen, auf die Anforderungen der Papierrestaurierung abgestimmten Werkstatt, sind wir bemüht, Ihre Unterlagen für zukünftige Generationen zu erhalten.
