Informationen zur Schriftgutverwaltung

Aktenpläne und Aktenzeichen

Eine geordnete und gut funktionierende Schriftgutverwaltung ist das Rückgrat einer effizienten Aufgabenerledigung in der Verwaltung. Größere Aktenmengen werden durch Aktenpläne gegliedert und strukturiert, Zusammenhängendes durch Aktenzeichen gekennzeichnet. Eine konsequente Anwendung des Aktenplans und der von ihm festgelegten Aktenzeichen garantiert das zielgenaue und schnelle Wiederauffinden von Vorgängen, ohne langes Suchen oder den Rückgriff auf das eigene oder fremde Erinnerungsvermögen. Gerade in einer elektronischen Umgebung, in sog. Vorgangsbearbeitungssystemen, ist die konsequente Verwendung dieser Instrumente die Grundvoraussetzung, um Zusammengehöriges auch zusammen und damit für den Bearbeiter nutzbar zu halten. Jahrhundertelange Erfahrung hat gelehrt: Je ungeordneter die Schriftgutverwaltung, desto höher der Aufwand beim Suchen.

Aufbewahrungsfristen

In der Regel werden die Aufbewahrungsfristen von den abgebenden Stellen festgelegt und bestimmen den Zeitraum, in dem das Schriftgut noch für den Rückgriff der Behörde zur Verfügung stehen muss. Während dieses Zeitraums bleibt es in der Verfügungsgewalt der abgebenden Stelle. Der Zugang zu diesem Schriftgut ist durch die Informationsfreiheitsgesetze geregelt. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist darf nicht mehr benötigtes und nicht als archivwürdig eingestuftes Schriftgut vernichtet werden, während das als archivwürdig eingestufte Schriftgut zur dauernden Aufbewahrung in die Verfügungsgewalt der Landesarchive übergeht. Während in einigen Bereichen (z. B. Justiz) klare Regelungen und Vorgaben durch Rechts- und Verwaltungsvorschriften hinsichtlich der Festsetzung von Aufbewahrungsfristen vorliegen, ist es bisweilen den Sachbearbeitern anheim gestellt, welche Aufbewahrungsfristen sie wählen. Aus Unsicherheit heraus werden häufig sehr lange Aufbewahrungsfristen gewählt, die jedoch die Altregistratur der Behörde, aber auch die Archive unnötig belasten. Hier kann die enge Zusammenarbeit zwischen der Behörde, insbesondere der Registratur, und den Landesarchiven überlange und damit unwirtschaftliche Fristfestlegungen verhindern helfen.