Richtlinien zur Übernahme von Personalakten der staatlichen Behörden des Landes Rheinland-Pfalz durch die Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz
Personalakten sind archivwürdiges Schriftgut und unterliegen der Anbietungspflicht gemäß § 7 Landesarchivgesetz.
Für ihre Benutzung im Landeshauptarchiv Koblenz und im Landesarchiv Speyer gelten strenge Auflagen im Einklang mit dem Landesarchivgesetz.
Zur Verbesserung einer reibungslosen und effizienten Zusammenarbeit zwischen den Behörden des Landes und den zuständigen Landesarchiven wurden die nachfolgenden Richtlinien entwickelt, die es den Behörden erlauben, mit vergleichsweise geringem Aufwand den archivischen Anforderungen nachzukommen.
Um zukünftig Personalakten von Beamten und Beschäftigten mit Migrationshintergrund besser in die Überlieferung einbeziehen zu können, hat die Landesarchivverwaltung eine Anpassung der Übernahmekriterien beschlossen. Die bestehenden Vorgaben zur Anbietung werden wie folgt konkretisiert bzw. ergänzt.
Sämtliche Personalakten der staatlichen Verwaltung des Landes Rheinland-Pfalz, die die folgenden Kriterien erfüllen, sind künftig anzubieten:
- Alle Personalakten des Buchstabens L, ggf. weitere Reduzierung in Absprache mit den zuständigen Landesarchiven auf die Buchstaben La-Li
- Bei analog verwalteten Personalakten wird die Auswahl im Benehmen mit der abgebenden Behörde erweitert. Möglich ist die Ergänzung durch den Buchstaben "Y", eine Auswahl nach Geburtsdaten, durch Zufallsprinzip (jede x-Akte) oder durch die erweiterte Auswahl besonderer Fälle auf Vorschlag der Behörde
- Bei elektronisch verwalteten Personalakten wird die Auswahl nach dem Buchstaben "L" (ggf. verringert au La - Li) durch zwei Geburtsdaten ergänzt. Um beide Jahreshälften abzudecken, werden der 15.03 und der 30.09. eines jeden Jahres bestimmt.
- Alle Personalakten sämtlicher Behörden- und Amtsleiter der staatlichen Verwaltung sowie der Abteilungsleiter der Ministerien des Landes
- Alle Personalakten, die vor 1952 angelegt und deren Inhaber vor 1920 geboren wurden
- Personalakten bedeutender und herausragender Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft, Kultur, Sport, Soziales sowie ausgewählte Einzelfälle nach Vorschlag der Behörde
Für die nicht diesen Kriterien entsprechenden Personalakten kann eine generelle Vernichtungsgenehmigung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erteilt werden.
Die Abgabelisten sollen in maschinenlesbarer Form dem zuständigen Landesarchiv übergeben werden, beispielsweise im Format Microsoft Excel oder csv-Format.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den zuständigen Ansprechpartner im Archiv.
