Leitlinien für die Übernahme nichtamtlicher Unterlagen in die Landesarchive
Das Landeshauptarchiv Koblenz und das Landesarchiv Speyer ergänzen die Überlieferung der anbietungspflichtigen staatlichen Stellen durch nichtamtliche Unterlagen. Diese werden durch Schenkung, Hinterlegung unter Eigentumsvorbehalt oder in besonderen Fällen auch durch Ankauf übernommen.
Die Übernahme solcher Unterlagen zielt darauf, im Verbund mit anderen Archiven, Bibliotheken, Museen und Dokumentationsstellen die politische und gesellschaftliche Realität sowie das kulturelle Leben im Gebiet des heutigen Rheinland-Pfalz angemessen abzubilden und das Quellenangebot für historische Forschungen über das behördliche Archivgut hinaus zu erweitern.
Nach Maßgabe von § 6 (3) Landesarchivgesetz prüft die Landesarchivverwaltung bei der Übernahme von Unterlagen natürlicher oder juristischer Personen des Privatrechts sorgfältig, ob ein öffentliches Interesse an der Archivierung besteht.
Das Landeshauptarchiv Koblenz ist sowohl für Unterlagen von landesweiter Bedeutung zuständig als auch für solche mit regionalem Bezug zu den Gebieten der ehemaligen Regierungsbezirke Koblenz und Trier; das Landesarchiv Speyer ist für Unterlagen mit Bezug zu dem Gebiet des ehemaligen Regierungsbezirks Rheinhessen-Pfalz zuständig. Unter der Voraussetzung ihres bleibenden Werts können übernommen werden:
- Archive adliger Familien mit Sitz oder Besitzschwerpunkt im räumlichen Zuständigkeitsbereich (d. h. „Archivsprengel“).
- Nachlässe von Personen oder Familien mit überregionaler Wirkung oder einer Betätigung, die Politik, Gesellschaft und Kultur in den jeweiligen Landesteilen nachhaltig geprägt haben oder widerspiegeln.
- Nachlässe eines weiteren Personenkreises, wenn die Unterlagen eine hohe Aussagekraft für politische und soziale Ereignisse und Phänomene im jeweiligen Archivsprengel aufweisen.
- Autographen und Einzelschriftstücke grundsätzlich nur, wenn sie die vorhandene Überlieferung gezielt ergänzen.
- Unterlagen von Vereinen, Verbänden und Interessenvereinigungen, deren Tätigkeit überörtlich ausgerichtet ist und einen engen Zusammenhang mit dem politischen, sozialen, kulturellen und wirtschaftlichen Geschehen im Land bzw. der Region aufweist. Bei Aufgaben, die über dieses Gebiet hinausweisen, muss der Sitz der Institution in Rheinland-Pfalz liegen.
- Plakate, Flugschriften, Postkarten, Tonträger, Filme etc. - besonders bestehende Sammlungen - mit hoher Aussagekraft für politische und soziale Ereignisse und Phänomene im Archivsprengel. Einzelstücke werden nicht laufend gesammelt, sondern vorhandene Sammlungskomplexe gezielt ergänzt.
- Fotografien - Einzelstücke und kleinere Sammlungen - soweit sie die Bildersammlungen der Landesarchive sinnvoll ergänzen. Fotografien und Bildarchive werden ansonsten in der Bildagentur des Landeshauptarchivs nach eigenen Grundsätzen gesammelt. Die Landesarchive stimmen den Erwerb nichtamtlicher Unterlagen mit Archiven, Bibliotheken, Museen und anderen öffentlichen Einrichtungen ab, die einen Sammlungs- und Dokumentationsauftrag haben.
Übernahmen bedürfen immer der Schriftform (Schenkungserklärung, Depositalvertrag, Kaufvertrag).
Bei den zum Download eingestellten Verträgen handelt es sich um Muster. Diese können individuell angepasst werden.
