Die Bestandserhaltung versteht sich als eine archivfachliche Kernaufgabe. Es ist ihr Ziel, die dauerhafte Sicherung und Erhaltung des in den Landesarchiven verwahrten Kulturguts zu gewährleisten.

Die Benutzungsordnungen und -regelungen in den Lesesälen der rheinland-pfälzischen Landesarchive wurden im Interesse des Bestandsschutzes formuliert.  Der verständliche Wunsch der Archivbesucher auf Benutzung der Originale muss gegen das Interesse künftiger Generationen an dem Erhalt dieses wertvollen Archivguts abgewogen werden. Jede Benutzung bedeutet für Archivalien eine Beanspruchung und Gefährdung. Im Lesesaal werden die unersetzbaren Unikate Temperaturschwankungen ausgesetzt und auch das Umblättern, Auseinanderfalten und Knicken bedeutet eine Belastung, die zu Schäden führen kann. Auch direkte Berührung und die Atemluft können den Archivalien schaden. Ist eine Nutzung von Archivalien aufgrund des Alters oder des Zustandes nicht möglich, stehen Sicherheitsfilme zur Verfügung, die an Lesegeräten eingesehen und auch kopiert werden können.  

Auch die optimale Lagerung ist für eine dauerhafte Schadensprophylaxe von größter Bedeutung. Durch Bedingungen, die auf die jeweiligen Bedürfnisse der Archivalien abgestimmt sind, lassen sich zahlreiche Schäden vermeiden. Die Säuberung der Dokumente wird in den Werkstätten der Landesarchive vorgenommen. Zum Schutz vor Rost werden die Archivalien von Metallteilen ( Büro- und Heftklammern, Schnellheftern usw.) befreit. Anschließend erfolgt die Verpackung in säurefreie Archivkartons- und -mappen. Die Lagerung in modernen klimastabilen Magazinen, die sich neben der konstanten Temperatur und Luftfeuchtigkeit durch optimale Lichtverhältnisse auszeichnen, ist ebenfalls eine entscheidende Voraussetzung.

Durch die in den Werkstätten der Landesarchive unter der Aufsicht von qualifizierten Fachleuten angewendeten modernen Konservierungs- und Restaurierungsmethoden können bereits aufgetretene Schäden beseitigt bzw. eingedämmt und ein vollständiger Verlust im Sinne einer möglichst langfristigen Zugänglichkeit aufgehalten werden. Häufig liegen Schäden aufgrund einer früheren unzureichenden Lagerung vor. Vom Mäusefraß, Wasser- oder Brandschäden bis zum Insektenbefall oder Schimmelpilz können diese Schädigungen reichen.

Bestandserhaltung in Rheinland-Pfalz

Einer landesweiten Initiative ist es darüber hinaus zu verdanken, dass die Bestandserhaltung in Rheinland-Pfalz auch auf der Grundlage einer spartenübergreifenden Zusammenarbeit gewährleistet und weiterentwickelt wird.

Die 2018 beim Landesbibliothekszentrum Rheinland-Pfalz eingerichtete Landesstelle Bestandserhaltung übernimmt die fachliche Beratung, die Vermittlung und Durchführung von Fortbildungen, die Informationsaufbereitung sowie den Aufbau eines Netzwerkes der Kulturinstitutionen im Land einschl. der Öffentlichkeits- und Lobbyarbeit und koordiniert nach einer Pilotphase ein umfassendes Landesförderprogramm.

Die Landesstelle wird unterstützt von einem vom Kulturministerium berufenen, landesweiten Fachbeirat "Bestandserhaltung", dem Vertreter aus Bibliotheken, Archiven und Museen angehören. Die zentrale Aufgabe des Beirats besteht in der Umsetzung der Landeskonzeption "Bestandserhaltung" sowie der fachlichen Begleitung von Fördermaßnahmen, die von der Landesstelle koordiniert werden und für die im Landeshaushalt 2022 350.000 EUR zur Verfügung stehen.
Zur Vorsitzenden des Beirats wurde die Leiterin der Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz bestimmt.