Informationen für Kommunen

Gesetzliche Grundlage

Nach § 2 des Landesarchivgesetzes Rheinland-Pfalz sind die Kreise und Kommunen verpflichtet, die Archivierung der bei ihnen anfallenden Unterlagen nach den archivgesetzlich vorgegebenen Grundsätzen zu regeln. Sie können dazu eigene bzw. mit anderen kommunalen Gebietskörperschaften gemeinsame Archive unterhalten oder ihre Unterlagen gegen eine Kostenbeteiligung in den Landesarchiven archivieren lassen. Eine Übereignung von Archivgut an die Landesarchive kommt nur in Ausnahmefällen in Frage.

Beratungsangebote

Wie können Verwaltungen die Informationen archivieren, die einerseits für die Rechtssicherung Ihrer Kommune, ihrer Bürgerinnen und Bürger und andererseits für die Abbildung der historischen wie aktuellen lokalen Gesellschaft und Lebenswirklichkeit von Bedeutung sind?

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der kommunalen Archivpflege in den Landesarchiven unterstützen die Landkreise, Verbandsgemeinden und Gemeinden jederzeit gern bei der Wahrnehmung ihres gesetzlichen Auftrags zur Archivierung ihrer Überlieferung.  

Dazu bieten wir u. a. an:

• Beratung bei der Entscheidung für ein eigenes Kommunalarchiv oder einen Verwahrungs- und Verwaltungsvertrag mit dem Land Rheinland-Pfalz.
• Beratung bei der Einrichtung und technischen Ausstattung von Archivräumen.
• Beratung bei der Einstellung geeigneten Personals.
• Beratung ehrenamtlicher Archivpfleger in nicht fachlich geführten Archiven.
• Beratung bei präventiven und konservatorischen Maßnahmen zur Erhaltung von Archivbeständen.
• Beratung bei der Schriftgutverwaltung.

Unsere archivfachliche Beratung erfolgt je nach Bedarf telefonisch, schriftlich oder persönlich an Ort und Stelle oder in Koblenz bzw. Speyer.

Dienstleistungen

Kommunale Gebietskörperschaften können ihr Archivgut im Rahmen eines Verwahrungs- und Verwaltungsvertrages in den Landesarchiven archivieren lassen. Ein solcher Vertrag kann den Grundstein für die spätere Einrichtung eines eigenen Archivs bilden. Die Dienstleistungen für unsere kommunalen Vertragspartner umfassen u. a.:

• Betreuung durch eine(n) bei den Landesarchiven beschäftigte(n) Archivar/eine Archivarin.
• Sichtung der Altregistratur und Ermittlung der Unterlagen, deren Bedeutung als historische Quelle oder für die Rechtssicherung ihre unbedingte Aufbewahrung erfordert ("Archivwürdigkeit").
• Übernahme der als archivwürdig bewerteten Unterlagen
• EDV-gestützte Erschließung der Unterlagen von historischem Wert und Erstellung eines Findbuchs.
• Präsentation der Erschließungsdaten über das Internet.
• Fachgerechte Lagerung des kommunalen Archivguts in den Magazinräumen der Landesarchive.
• Bereitstellung des kommunalen Archivguts im Lesesaal des Landeshauptarchivs Koblenz bzw. des Landesarchivs Speyer für die Einsichtnahme durch interessierte Bürger und Bürgerinnen und Beratung.
• Erteilung schriftlicher und mündlicher Auskünfte an Nutzer und Nutzerinnen ihres Archivguts.
• Erstellung vonReproduktionen von Archivgut.
• Beratung der Behörden bei der Schriftgutverwaltung.
• Befristete Versendung von Archivalien der abgebenden Behörden oder von deren Rechtsvorgängern an diese Behörden, wenn deren dienstliche Aufgaben es erfordern.

Archivschule Marburg

Der Archivar

Bundeskonferenz der Kommunalarchive 

Ansprechpartner im Landeshauptarchiv Koblenz

Dr. René Hanke 

r.hanke(at)lav.rlp.de

Ansprechpartner im Landesarchiv Speyer

Dr. Franz Maier

f.maier(at)lav.rlp.de