Elektronische Unterlagen
Die Einführung elektronischer Systeme in den Verwaltungen verändert nicht nur deren Arbeitsweise, sondern auch die der Archive. Das Leistungsspektrum von Pergamenturkunde und Papierakte ist seit Jahrhunderten bekannt. Doch wie sichert man die Kontinuität von Verwaltungshandeln in elektronischer Umgebung? Und die Rechtssicherheit überhaupt?
Elektronische Systeme sind in vielfacher Form in der Verwaltung im Einsatz: von der elektronischen Registratur zur Schriftgutverwaltung bis hin zu Vorgangsbearbeitungssystemen, die sämtliche Geschäftsanfälle in elektronischer Form abbilden. Vordefinierte Arbeitsabläufe und die ständige Verfügbarkeit der erforderlichen Dokumente am Arbeitsplatz sollen die Effizienz der Aufgabenerledigung in der Verwaltung nachhaltig steigern. Hinzu kommen verschiedene Fachverfahren für einzelne Aufgaben und Anwendungen bis hin zu hochkomplexen Geoinformationssystemen.
Für die Archive stellen diese Veränderungen eine Herausforderung in nie gekannter Qualität dar. Bereits bei der Einrichtung solcher Systeme in den Verwaltungen ist an die spätere Übernahme der Unterlagen durch die Archive zu denken, möchte man teure und komplizierte Nacharbeiten vermeiden. Aber auch die Archive müssen frühzeitig ihre Anforderungen formulieren, damit die Entwickler diese berücksichtigen können. Als Experten für Schriftgutverwaltung können sie die Behörden beraten, wie in elektronischer Umgebung Akten zu führen sind, so dass Rechtssicherheit und die Kontuinität des Verwaltungshandelns gewährleistet bleiben. Eine enge und konstruktive Zusammenarbeit zwischen den Landesbehörden und den Landesarchiven gewährleistet ein wirtschaftliches und effektives Verfahren zur Aktenaussonderung. Gemeinsam mit den Behörden können sie schließlich Konzepte und Strategien entwickeln, die die dauerhafte Verfügbarkeit dieser Unterlagen gewährleisten.
